Accountants one has a repeat client that is looking for an Accounts Payable Specialist. The Accounts Payable Specialist, who must be detail-oriented, is responsible for proficiency in processing invoices, reconciling accounts and ensuring timely and accurate payments to vendors. This client is located downtown and is 100% in the office. They want someone who  can grow with their career. A staff Accountant with heavy a/p would be the perfect fit.

Responsibilities: 

• Maintain the master vendor file including flagging of independent contractors and Client Security Fund recipients required to receive a Form 1099.
• Respond to vendor inquiries and ensuring vendors are paid on time. • Receive through the Outlook Accounts Payable email invoices and expense reimbursement reports for payment processing.
• Verify the invoice is valid, W9 included and not a duplicate and confirm the general ledger account code is correct.
• Input invoice data and attach invoice and correspondence necessary into the Sage Intacct Purchasing module to systematically route the invoice for payment approval.
• Print the approved invoice checks for mailing to the vendor or returning to the department. • Review vendor statements, clarify questionable invoice items and prices etc. with the vendor.
• Identify and implement improvements in the accounts payable process for efficiency.
• Prepare and complete annually the filing of IRS forms: 1099-MISC • Assist with preparation of documentation associated with annual audits
• Assist Chief Financial Officer with special projects as assigned
• Perform other duties as assigned 2 Essential Functions of the Job
• Communicate professionally including verbal and written communication with other departments, collaborating on tasks, members, volunteers and vendor inquiries.
• Attention to detail to prioritize, process payments and superior time management.
• Familiar with accounts payable processes, including verifying the accuracy of invoices, processing payments and reconciling.
• Ability to perform multiple tasks while ensuring a seamless flow of financial transactions.
• Ensure that all recurring invoices are posted accurately.
• Must be reliable and able to work independently and discreetly along with working as part of a team.
• Work regularly within the agreed upon office hours for 7.5 hours a day
• Employee is subject to supervision and will be expected to perform his/her job
• Limit personal phone calls during work hours to only essential matter • Comply with  policies manual.

Requirements: Skills Microsoft Office, Immediate Excel and Word knowledge

• Problem-solving, Data Analysis,
• Vendor Management, Accounts Payment Management and Reconciliation Knowledge of Sage Intacct Accounting Software,
• preferable Knowledge of Certify travel and expense management software, preferable Knowledge of Sales Tax Education
• A bachelor’s degree in accounting, finance, or business administration is preferable;
• A minimum of three years of accounts payable work experience can be considered as a substitute for the bachelor’s degree.

Send resumes to  please

This company does perform Background Check, Drug testing